Das Bauaktenarchiv des Senators für Umwelt, Bau und Verkehr wurde zu einer Firma in Bielefeld (Rosenberger Gruppe) ausgelagert mit dem Zweck, dieses über einen Zeitraum von 20 Jahren komplett zu digitalisieren. Ab kommenden Dienstag (31. März) ist dieser Transfer beendet.
Das Archiv umfasst derzeit etwa 6.300 Aktenmeter mit insgesamt etwa 150.000 Bauakten. Die ältesten Bauakten stammen aus den 1880er Jahren.
Um den Nutzerinnen und Nutzern nach der Auslagerung bei Anfrage sofort Akten in digitaler Form bereit stellen zu können, werden angeforderte Bauakten innerhalb von 48 Stunden digitalisiert. Die Akten werden hierbei nach der Technischen Richtlinie für Ersetzendes Scannen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie gescannt.
Die digitalisierten Akten werden anschließend auf einem Server bereitgestellt und können im Service Center Bau an Bildschirmarbeitsplätzen eingesehen werden.
Der Vorteil gescannter Akten liegt in ihrer sofortigen Verfügbarkeit. Das ermöglicht auf Dauer gesehen einen unmittelbaren Zugriff auf die Akten. Alternativ können die Kundinnen und Kunden ihre komplette Bauakte im PDF-A-Format auf einem USB-Stick käuflich erwerben. Zukünftig ist geplant, dass die Kunden die Bauakten direkt über das Internet einsehen können.
Es werden nach derzeitiger Annahme Gesamtkosten für Auslagerung und Digitalisierung des Bauaktenarchivs in Höhe von rund 10 Millionen Euro über eine Laufzeit von 20 Jahren mit jährlichen Kosten von rund 500.000 Euro anfallen.