Der Senator für Finanzen

Im Zuge der Digitalisierung ersetzen Verwaltungen die herkömmliche Papierakte durch die elektronische Akte. Bremen nutzt dafür das Dokumentenmanagementsystem VIS. Bislang war in diesem System eine Zusammenarbeit der Dienststellen nur eingeschränkt möglich. Mit der Einführung des VIS-Einheitsmandanten unter Federführung des Finanzressorts befinden sich die damit arbeitenden Dienststellen aller Ressorts nun unter einem gemeinsamen elektronischen Dach. Das vereinfacht die elektronische Zusammenarbeit zwischen den Dienststellen der Verwaltung erheblich. Die Unterlagen in elektronischen Akten können jetzt behördenübergreifend rechtssicher, schnell sowie zuverlässig ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden. Für die Beschäftigten der Verwaltung ist das ein Plus für die effektive Zusammenarbeit.

Martin Hagen, Staatsrat beim Senator für Finanzen: "Der 'Einheitsmandant' ist ein Meilenstein für die digitale Zusammenarbeit über Ressortgrenzen hinweg. Damit gehört Bremen zu den Vorreitern. Das erleichtert eine medienbruchfreie, schnelle und revisionssichere Kommunikation innerhalb der Verwaltung erheblich. Dieses Aktensystem erhöht durch die elektronische Zusammenarbeit in einem geschützten Raum außerdem das Datenschutzniveau. Für die Beschäftigten bringt das für die effektive Zusammenarbeit große Vorteile. Indirekt kommt dies dann auch den Bürgerinnen und Bürgern mit ihren Anliegen zugute. Mein Dank gilt allen Kolleginnen und Kollegen, die an diesem Projekt mitgewirkt haben, und auch jenen, die aufgrund projektbedingter Einschränkungen in den vergangenen Monaten etwas Geduld aufbringen mussten."

Um die behördenübergreifende Zusammenarbeit bei der elektronischen Akte voranzubringen, hatte der Senat 2020 das Finanzressort mit dem Projekt 'Einheitsmandant' betraut. Die ‚Kompetenzstelle Dokumentenmanagement‘ beim Senator für Finanzen hat wesentliche Grundlagen für die Konzeption dieses bremenweiten Aktenführungssystems erarbeitet und operativ durch die Koordination des Projektes die notwendigen Umsetzungsschritte, Tests und Programmierungen gesteuert. Das neue Verfahren erlaubt, alle Bearbeitungsschritte eines Verwaltungsvorgangs zukünftig innerhalb eines revisionssicheren Systems vorzunehmen – auch dann, wenn mehrere Dienststellen beteiligt sind. Hierdurch wird eine höhere Transparenz für die jeweils federführende Stelle erzeugt, gleichzeitig wird aber auch das Datenschutzniveau erhöht. So ist beispielsweise das Versenden von E-Mails – jedenfalls innerhalb dieser Vorgänge – nicht mehr nötig. Dies macht die Zusammenarbeit zwischen den Dienststellen einfacher und verlässlicher. Zugleich gibt es die Möglichkeit, durch das Setzen von Standards für die Zusammenarbeit und Aktenführung einheitliche Verfahrensweisen zu etablieren und so eine korrekte Aktenführung zu gewährleisten. Die weiteren Vorteile der elektronischen Akte im Vergleich zur Papierakte kommen dadurch nicht nur innerhalb der einzelnen Dienststellen, sondern auch bei der ressortübergreifenden Arbeit zum Tragen. Da die Einführung der elektronischen Akte regelmäßig die vorherige Klärung von Prozessen und Verfahren erfordert, sind elektronische Akten erheblich zuverlässiger als die klassischen Papierakten und auch das Controlling wird dadurch deutlich einfacher.

Ansprechpartner für die Medien:
Matthias Makosch, Pressesprecher beim Senator für Finanzen, Tel.: (0421) 361-94168, E-Mail: matthias.makosch@finanzen.bremen.de