Der Senator für Umwelt, Bau und Verkehr arbeitet an einer weiteren Verbesserung seiner Dienstleistung für Bauherrn und Architekten. Nach der Einrichtung des Service Centers Bau vor zwei Jahren wird jetzt schrittweise das gesamte Bauaktenarchiv digitalisiert. Demnächst können die digitalisierten Akten nach vorheriger Anmeldung durch die Kunden an Rechnern im Service Center Bau in der Contrescarpe 72 eingesehen werden. Zusätzlich können die Kunden ihre digitalisierte Akte dann nicht nur als Ausdruck in Papierform, sondern auch digital auf einem USB-Stick mitnehmen. Dieser kann bei Bedarf im Service Center Bau käuflich erworben werden.
Zur Vorbereitung der Digitalisierung wird ab Montag, dem 15. September 2014 in den folgenden Wochen das komplette Bauaktenarchiv der Bauordnungsabteilung des Senators für Umwelt, Bau und Verkehr ausgelagert. Dabei handelt es sich um insgesamt 6,4 km Akten, die durch einen sogenannten Scandienstleister zunächst aufbewahrt werden. Dieser Dienstleister digitalisiert innerhalb von 48 Stunden jede einzelne Bauakte, die auf Anforderung von Kunden oder Mitarbeitern der Verwaltung benötigt wird. Anschließend werden die Originalakten in der Regel vernichtet. So wird in den nächsten Jahren schrittweise das sehr umfangreiche Papierarchiv durch ein digitales Archiv ersetzt. Der Auftrag an den Scandienstleister wurde nach einer europaweiten Ausschreibung vergeben. Für die digitale Einsichtnahme ist wegen der damit verbundenen Kosten eine Anpassung der Gebührenregelung vorgesehen.
Aufgrund der Auslagerung kommt es voraussichtlich bis Ende Oktober zu Einschränkungen im Betrieb des Service Centers Bau. Während dieser Zeit stehen die Bauakten, die sich gerade im Transport befinden, vorübergehend nicht zur Verfügung. Wegen des unterschiedlich langen Vorlaufs in der Übergangsphase können ab Anfang Oktober wieder Akten angefordert werden. Diese werden dann digital zur Verfügung gestellt, sobald Sie dem Scandienstleister vorliegen.
Der Senator für Umwelt, Bau und Verkehr weist darauf hin, dass ein Erwerb der Originalakten nicht möglich ist. Auch betrifft das neue System einstweilen nur die abgeschlossenen Archivakten. Neue Bauanträge müssen bis auf weiteres – wie bisher – zumindest auch in Papierform eingereicht werden.