Die Einführung der elektronischen Akte ist zur Zeit eines der größten Modernisierungsvorhaben in der Bremer Verwaltung. Im Migrationsamt Bremen wurde jetzt mit der Umstellung auf die elektronische Aktenführung begonnen. Von insgesamt 100.000 Akten sind bereits 20. 000 Akten digital verfügbar. Vorausgegangen war ein zweijähriger Planungsprozess. Mit dem Start der Nutzung im „Echtbetrieb“ ist jetzt ein wichtiger Meilenstein erreicht, so Bettina Scharrelmann, Leiterin des Migrationsamts Bremen. Die Umstellung auf die elektronische Aktenführung soll die Effizienz und Qualität der Arbeit weiter verbessern. Noch bedeutet die Umstellung aber harte zusätzliche Arbeit für alle Beteiligten. Die Amtsleiterin bedankt sich deshalb bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die an diesem komplexen Projekt mitwirken.
Das Migrationsamt Bremen ist die für die Stadtgemeinde Bremen zuständige Ausländerbehörde sowie Einbürgerungs- und Staatsangehörigkeitsbehörde und verfügt über einen Aktenbestand von rund 100.000 Papierakten. Jährlich werden etwa 75.000 Gespräche mit Kundinnen und Kunden geführt. Bei jedem Termin musste bisher die jeweilige Papierakte hinzugezogen und weitergeführt werden. Die Akten befinden sich nicht nur in den Büros der Beschäftigten, sondern teilweise auch in Aktenräumen auf anderen Etagen. Der Transport der Akten war daher mit einem erheblichen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Für die Akteneinsicht von Rechtsanwälten zur Widerspruchsbearbeitung oder für laufende Gerichtsverfahren mussten die Akten versendet werden und standen dann im Migrationsamt nicht zur Verfügung. Für die Lagerung der Akten werden zudem erhebliche Flächen benötigt.
Die Vorbereitung und Digitalisierung der Papierakten hat viele grundlegende organisatorische, rechtliche und technische Fragestellungen aufgeworfen. Im Rahmen eines gemeinsamen Umsetzungsprojekts wurde das Migrationsamt aus dem V-BÜRO FÜR PROJEKT- UND VERÄNDERUNGSMANAGEMENT des Senators für Finanzen unterstützt. Dr. Anke Saebetzki, Leiterin der Abteilung Personal- und Verwaltungsmanagement beim Senator für Finanzen betont: „Nur mit einem professionellen Projektmanagement lassen sich solche komplexen Projekte zum Erfolg führen. Mit dem V-BÜRO haben wir eine zentrale Fachstelle geschaffen, die auch andere Projekte der Verwaltung durch Beratung oder Projektbegleitung tatkräftig unterstützt. Angesichts der umfangreichen Aufgaben in der Weiterentwicklung der Verwaltung ist auch die Bereitstellung professioneller Unterstützungsstrukturen eine zentrale Aufgabe für uns.“
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Rose Gerdts-Schiffler, Pressesprecherin beim Senator für Inneres, Tel.: (0421) 361-9002, E-Mail: rose.gerdts-schiffler@Inneres.Bremen.de