Die staatlichen Aufgaben müssen mit weniger Personal erledigt werden. Mit zwei aktuellen Entscheidungen schafft Bremen einen organisatorischen und technischen Rahmen, der dies erleichtert. Die Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagements und die zentrale Betreuung der Informationstechnologie (IT) durch Dataport entlasten die Beschäftigten in allen Bereichen des öffentlichen Dienstes und führen zu besseren Sicherheitsstandards.
Das Informationsmanagement der Verwaltung wird komplexer. Die klassische Aktenstruktur stößt an ihre Grenzen. Der Senat hat heute (11.12.2012) beschlossen, in der Verwaltung Papierakten schrittweise durch elektronische Akten zu ersetzen. Ende 2016 soll die elektronische Aktenführung an 2.300 Arbeitsplätzen genutzt werden. Ab 2017 soll dann das elektronische Dokumentenmanagement weiter ausgedehnt werden und in der Endphase für rund 5.500 Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden. In der elektronischen Akte sollen alle relevanten Dokumente, Informationen und Korrespondenzen abgelegt werden. Bürgermeisterin Karoline Linnert betont: „Wir wollen eine ordnungsgemäße und arbeitsökonomische Aktenführung sicherstellen. Ziel ist eine weitgehend einheitliche Bearbeitung und Archivierung.“
Unterschiedliche Arten der Aktenführung verursachen unnötigen Arbeitsaufwand. Mit der immer weiter fortschreitenden Computerisierung der Verwaltung ist ein Nebeneinander von Ablagen in Papierform, in Windows-Ordnern, in Datenbanken oder E-Mailprogrammen entstanden. Der Such- und Rechercheaufwand steigt, besonders im Vertretungsfall.
„Mit der heutigen Entscheidung schaffen wir die Basis für eine technisch und organisatorisch sinnvolle und praktikable Aktenführung“, erläutert Karoline Linnert. „Die umfassende ordnungsgemäße elektronische Aktenführung dient der effizient arbeitenden Verwaltung. Bearbeitungsprozesse werden komplett dokumentiert und so transparenter und schneller nachvollziehbar.“
Bereits gestern haben Finanzstaatsrat Henning Lühr und Dr. Johann Bizer, Vorstandsvorsitzender von Dataport, einen Vertrag über die zentrale Betreuung und Wartung der Bremischen Verwaltungs-PC durch Dataport unterzeichnet. Alle IT-Arbeitsplätze werden künftig von Dataport betreut - zunächst 6.500, geplant sind 9.000 Arbeitsplätze. Henning Lühr betont: „Wir übernehmen das erfolgreich von Dataport für Hamburg entwickelte Betriebsmodell und profitieren von den Synergieeffekten. Ein positives Beispiel für norddeutsche Zusammenarbeit. In der Steuerverwaltung und bei der Justiz sind bereits Pilotprojekte erfolgreich eingeführt worden. Jetzt folgt nach und nach die komplette Verwaltung.“ Dr. Johann Bizer fügt hinzu: „Die generelle IT-Planung und Steuerung bleibt Aufgabe der Fachressorts. Dataport ist zuständig für den Support.“
Foto: Pressereferat der Senatorin für Finanzen